İşyerinde zaman hırsızlığının önemini gerçek anlamıyla kavramak için öncelikle “zaman”ın bizim için ne kadar önemli bir hazine olduğunu anlamamız gerekir. İş hayatında başarılı olmanın en temel şartı, sınırlı kaynaklar ile en yüksek verimi sağlamaktır. Bu konuda “zaman”ın geri döndürülemez ve biriktirilemez bir kavram olduğunu düşünürsek, belki de bu sınırlı kaynakların en önemlisi zamandır. Bu doğrultuda, bu makalenin amacı, gün içinde herkese adil bir biçimde, eşit olarak verilen en değerli kaynak olan zamanı çalan hırsızları tespit edebilmeye ve zamanı en etkili şekilde yönetmeye yardımcı olmaktır.
“Zaman hırsızlığı” kavramına zamanı gereksiz yere tüketen tüm etkenler olarak bakabiliriz. Hayatımızın farklı kesimlerinde, zamanımızı boş yere tüketen birçok faktör bulunur. Araştırmalar gösteriyor ki, ortalama verilerle, bir beyaz yakalı çalışan her üç dakikada bir yaptığı işi bırakıp başka bir şeyle ilgilenmeye başlıyor. Bu başka şeyler, telefona cevap vermek, e-postalara bakmak, acil bir mesaja cevap vermek hatta kısıtlanmamışsa YouTube ya da Facebook benzeri sitelere girmek olabilir. Yapılan bir araştımaya göre ABD’de dinlenme zamanları da dahil olmak üzere, bir çalışma gününün yüzde 28’i bu şekilde harcanıyor.
Bu nedenle bugün burada, sizin iş performansınızı negatif yönde etkileme olasılığı bulunan işyerlerindeki zaman hırsızlarından bahsedeceğiz. İşyerlerindeki kısıtlı zamanımızı haksız yere tüketen pek çok etken vardır. Bunların içinde belli başlıları;
-Günlük bölünmeler: Bu bölümün içine tüm gün boyunca aldığımız uğraştığımız iş dışındaki telefonlar, beklenmedik ziyaretler ya da ziyaretçiler, gereksiz zamanımızı alan e-postalar, iş arkadaşlarımızın iş dışı konularla ilgili diyalogları, ya da son anda ortaya çıkan acil durumlar girebilir.
-Kötü planlama / Plansızlık: Zamanı yönetmek için en önemli faktör plan yapmaktır. Hangi işi ne zaman ve hangi zaman aralığında bitirmek gerektiğini bilmeden iş yapmak, kontrolsüz bir davranıştır ve zaman kaybına neden olacaktır.
-Önceliklerin belirlenememesi: Plan yaparken belki de en önemli unsur, önceliklerin belirlenmesidir. Günlük hayat akışı içinde birden fazla işle başa çıkabilmek için ilk yapılması gereken işleri önem sırasına sokmak olacaktır. Aksi halde, zamanı daha az önemli işlere harcarken, asıl gereken işler halledilmemiş olur.
-Yeterince açık olmayan beklentiler / Net olmayan iş tanımı: Bu gibi durumlarda da kim hangi işin ne kadarını yapacağını bilemediğinden, sorumluluk duygusunun kimde olması gerektiğine karar vermede güçlük çekilebildiğinden, iş motivasyonu düşer ve zaman kaybı yaşanması olağandır.
-Ertelemek / Sürüncemede bırakmak: Doğal olarak bazı işler bizden ya da karşı taraftan kaynaklanan nedenlerle ertelenebilir. Ama akılda tutulmalıdır ki ertelenen iş bizi bağlar, kontrol eder ve sürüncemede kalırsa kendimize olan saygımızı dahi azaltabilir. Bu nedenle bir “son tarih” belirlemek son derece faydalıdır.
-Verimsiz ve gereksiz uzun toplantılar: Toplantının gündemi net olmadığı, konudan konuya geçme eğiliminin sık olduğu durumlarda, çalışanlar gereksiz yere zaman kaybediyor ve iş motivasyonları da düşüyor demektir. Bazı araştırmalar, çalışanların zamanlarının %75’inin toplantılarda ya da hazırlıklarında geçtiğini gösteriyor. Bu nedenle her toplantıya bir zaman çerçevesi ve bir gündem belirlemek, toplantı odasını önceden hazırlatmak, toplantıya ayrılan süreye riayet etmek ve gündem dışına çıkmamak etkili olacaktır.
Genel çerçevede işyerlerinde sıklıkla karşımıza çıkan zaman hırsızları yukarıdaki gibidir. Fakat bu etkenler kadar sık görünmese de, bunların dışında da zamanımızı çalan etkenler vardır. Bunlar;
-Teknik aksaklıklar / Kırtasiyecilik sorunları
-Dağınık çalışma düzeni
-Gereğinden fazla işle meşgul olmak
-“Hayır” diyememek
-İçinde bulunulan ruh hali & kişisel özellikler
Tahmin edileceği gibi kişinin içinde bulunduğu ruh hali, psikolojik durumu, kişinin iş motivasyonunu ve çalışma kabiliyetlerini etkiler. Kişi eğer psikolojik sorunlar yaşıyorsa, konsantrasyon bozukluğu, enerji düşüklüğü gibi iş performansını ve zaman kullanımını etkileyecek birçok problem yaşar. Aynı şekilde, eğer kişi özel ya da iş hayatında zor bir dönemden geçiyorsa, kişi fiziksel olarak işyerinde mevcut olsa bile, kafa olarak dışarıda olur ki bu da kişinin zaman kullanımını ciddi boyutlarda etkiler.
Bunun dışında bahsedildiği gibi kişinin karakteri de zamanı nasıl kullandığını etkiler. Örneğin tembellik, kararsızlık, acelecilik, sabırsızlık, mükemmeliyetçilik gibi kişilik özellikleri iş yaşamında zaman kullanımı açısından dikkat edilmesi gereken özelliklerdir. Tembel, kararsız kişiler bir işe başlamak, devam ettirmek ve sonuçlandırmakta normal bir bireye göre daha fazla zaman harcayacak ve iş performansı daha düşük olacaktır. Aceleci, sabırsız kişilerin ise zaman konusunda avantajlı olacağı düşünülse de, araştırmalar bu tip kişilerin işleri daha acele ve özensiz yapabildiklerini, bu nedenle de ilk seferinde doğru yapılmayan işin tekrar yapılması gerektiğinden, zaman kaybının bu kişilerde de çok olduğunu göstermektedir. Mükemmeliyetçi kişiler ise, tahmin edilebileceği üzere işlerinde %100 başarı oranı hedefledikleri ve hataya tahammülleri olmadıkları için aynı iş üzerinde gereğinden fazla zaman harcama yatkınlıkları vardır.
Peki, bu zaman hırsızları iş performansımızı nasıl etkiler? Bu zaman hırsızları, daha önemli işlere yeterince zaman ayırmamıza, kendimizi zamanın kısıtlı olması nedeniyle baskı altında hissetmemize, üzerimize aldığımız sorumlulukları yerine getirememe korkusuna, bu nedenle de iş stresine ve motivasyon düşüklüğüne neden olabilir. İşte bu yüzden, zaman hırsızlığı hiç de hafife alınmaması gereken ve farkındalık arttıkça bu konuda çözüm aranması gereken bir olgudur.
İşyerlerinde zaman hırsızlığı ile başa çıkmak için yapılması gereken, etkili zaman yönetimidir. Bir diğer deyişle, zamanın birçok iş arasında dengeli olarak paylaştırılmasıdır. Ama zamanımızı tüketen faktörleri, zaman hırsızlarını tespit etmeden bu seviyeye geçemeyiz. O yüzden etkili zaman yönetiminde belki de ilk yapılması gereken, zamanın öneminin bilincine sahip olup, büyük resmin içerisinde amaç ve hedeflerimizi belirleyebilmektir. Asıl amaçlarımızı öngörebildiğimiz takdirde, zaman yönetimi daha etkili bir hal alır. Araştırmalar sonucu birçok kaynak, büyük resme bakabildiğimiz takdirde işyerlerinde zaman hırsızlığını önlemenin yollarını aşağıdaki şekilde sıralamaktadır:
1.Yapılacakları öncelik sırasına koyun
2.İşi ilk seferinde tam ve doğru yapın
3.Başka işlerle zaman harcamayın
4.Görev paylaşımı yapın – doğru insana doğru görevi verin
5.Ertelemekten kaçının
6.Ajanda kullanma alışkanlığı edinin
7.Elektronik posta kutunuzu düzenleyin, e-posta kültürü oluşturun
8.Çalışma odanızı, masanızı iyi düzenleyin
Görüldüğü gibi, önceliklerin belirlenmesi zaman yönetimi açısından kaçınılmaz bir faktördür. Bu nedenle önceliklerin belirlenmesinde yapılması gerekenlerin üzerinde durmakta fayda var. İşe başlamadan önce öncelikleri belirlerken aklınızda bulundurmanız gerekenler:
1.Listenizi aşırı yüklemeyin – gerçekçi olun!
2.Görevleri önem sırasına göre numaralandırın ve sıralandırın
3.Molalara ve olası hatalara ekstra zaman ayırmanız gerekeceğini aklınızda bulundurun
4.Uzun vadeli görevleri ve kısa vadeli işleri birbiriyle karıştırmayın
Peki ya hangi görevlerin önemli olup hangilerinin daha az önemli olduğuna nasıl karar vereceksiniz? İşte bu aşamada objektif olabilmek ve mantıklı kararlar verebilmek için iş dünyasının tanınmış koçu Marshall Cook çok pratik bir yöntem kullanmayı öneriyor. Bu yönteme göre verdiğiniz her karar, mutlaka aşağıdaki 4 kategoriden birine düşer ve öncelikler listenizi oluştururken bu etkenleri baz almakta fayda vardır. Önünüze gelen işleri aşağıdaki filtrelerden geçirip belli bir kategoriye oturtabildiğiniz zaman, zaman yönetimini çok daha adil ve etkili yapmaya başladığınızı göreceksiniz. Bu kategoriler şu şekilde sıralanabilir:
Acil ve önemli
Önemli, ama acil değil
Acil, ama önemli değil
Ne acil, ne de önemli
Zaman hırsızlığına meyil veren düşünce yapılarını ayırt edebilmek ve bu düşünceleri benimsediğimiz zaman bunun farkında olabilmek de zaman yönetimi konusunda bilinçlenmemizi sağlar. Bu nedenle aşağıda belirtilen düşünce yapılarına sahip olduğunuzu düşündüğünüz zaman, bilin ki bu düşünce yapıları sizi zaman hırsızlığına daha çok maruz bırakacak, sağlıksız yapılardır. Bunlar;
-“Daha çok zaman var, ben nasıl olsa son anda hallederim”
-“Bu toplumda her şey o kadar plansız iken ben tek başıma nasıl zamanı planlayabilirim”
-“Zamanı yönetmeye kalksam ne olacak, nasıl olsa son anda yine bir şey çıkar”
-“Hayat kısa, bırakın planlamadan keyfini çıkaralım”
En başta da üzerinde durulduğu gibi “zaman” geri döndürülemez, biriktirilemez ve gün içinde herkese eşit dağıtılan belki de tek kaynaktır. Bu noktada konuyu Benjamin Franklin’in bir sözüyle kapatmak yerinde olacaktır: “Hayatınızı seviyorsanız, zamanınızı boşa harcamayın, çünkü hayat ondan ibarettir”.
Uzman Klinik Psikolog
Yasemin Meriç Kazdal
*Bu yazının tüm hakları saklıdır, yazarın izni olmadan kopyalanması, kullanılması ya da paylaşılması yasaktır.